FAQ

De weg die u dient af te leggen, bestaat uit tien concrete stappen. Na afloop kunt u als zelfstandige aan de slag. Als boekhoudkantoor begeleiden wij heel wat beginnende ondernemers bij het doorlopen van dat proces.
In de eerste plaats bieden wij assistentie bij het nakomen de administratieve verplichtingen die u als ondernemer te wachten staan. Van uw inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen en de activatie van uw btw-nummer tot de keuze van een sociaal verzekeringsfonds.
Vervolgens krijgt u als starter concreet advies op maat van uw activiteiten. Dat vertaalt zich onder meer in een financieel plan met een raming van de toekomstige inkomsten en uitgaven.

Zelfstandige worden in tien stappen:

1. Open een handelsrekening. Dat is een zichtrekening die volledig gescheiden is van uw privérekening.
2. Kies de meest geschikte ondernemingsvorm. Dat kan een eenmanszaak zijn, maar net zo goed een vennootschap (bvba/nv).
3. Kiest u voor een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, dan is een financieel plan of businessplan verplicht.
4. Een notariële akte moet worden opgesteld en neergelegd bij de notaris.
5. Zoek uit of u voor de uitoefening van uw toekomstige beroepsactiviteiten een specifieke vergunning nodig hebt. Zo ja, moet u die aanvragen.
6. U bent verplicht om uw onderneming in te schrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).
7. U dient uw btw-nummer te activeren bij uw regionale btw-administratie.
8. Als zelfstandige bent u verplicht u aan te sluiten bij een sociaal verzekeringsfonds als hoofd- of bijberoep.
9. Om in orde te zijn met uw ziekteverzekering moet u ook aangesloten zijn bij een ziekenfonds.
10. Door uw beroepsinstantie zijn verschillende verzekeringen verplicht opgelegd. Denk ook aan de bescherming van uzelf.

Een factuur moet opgemaakt worden conform bepaalde wettelijke regelgevingen. Bepaalde gegevens moeten verplicht op een factuur vermeld worden. Anders is dit document niet rechtsgeldig.

Elke factuur bevat een aantal vanzelfsprekende gegevens, zoals uw eigen bedrijfsnaam, de rechtsvorm, het adres van uw onderneming, bankrekening- en btw-nummer. Voorts staan volgende gegevens vermeld:

• Klantengegevens: officiële naam, adres en btw-nummer
• Factuurdatum én de leverdatum van uw dienst of product
• Volgnummer: de nummers van uw facturen moeten ononderbroken oplopen.
• Omschrijving van elke dienst
• Eenheidsprijs: per uur, per stuk, per meter,…
• Maatstaf van heffing: het totaalbedrag exclusief btw
• Btw-tarief: 6%, 12% of 21% (afhankelijk van uw activiteit) en het totaalbedrag van de btw
• Totaalprijs: inclusief btw
• RPR adres: de afkorting RPR staat voor rechtspersonenregister, dit houdt in onder welke gerechtelijk arrondissement u valt.

Aan te raden: uw algemene verkoopsvoorwaarden en een vervaldatum (bv. ‘gelieve te betalen voor datum x’). Wat eveneens een kleine moeite is maar een wereld van verschil maakt: een dankwoordje voor het vertrouwen dat de klant in uw bedrijf stelde

Een creditnota is in feite een negatieve factuur. U doet ten aanzien van de oorspronkelijke factuur een gehele of gedeeltelijke tegenboeking. Dit kan gebeuren wanneer de klant in kwestie zijn oorspronkelijke factuur betwist, bv. door een onvolledige levering, schade, verkeerde levering, etc.
De creditnota vermeldt een negatief bedrag waarbij de klant recht heeft op een terugbetaling van dat bedrag. Vaak wordt er afgesproken dat het bedrag in mindering wordt gebracht op de volgende factuur of op een openstaand saldo.

Een correcte creditnota

De creditnota vermeldt dezelfde verplichte gegevens als een factuur. Er zijn slechts enkele extra vermeldingen/verschillen:

• Het woord ‘creditnota’ in plaats van ‘factuur’.
• Volgende vermelding: ‘BTW terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht.’ (art. 4 §1 3° KB nr. 4).
• Verwijzen naar de oorspronkelijke factuur en factuurdatum.

Hier maken we een onderscheid tussen eenmanszaken en vennootschappen. U brengt steeds alle documenten binnen die hieronder beschreven staan.

Eenmanszaken

• Verkoopfacturen: Alle uitgereikte facturen van de desbetreffende maand of kwartaal.
• Aankoopfacturen: Alle inkomende facturen van de desbetreffende maand of kwartaal, ook degene die u nog moet betalen.

Vennootschappen

• Verkoopfacturen: Alle uitgereikte facturen van de desbetreffende maand of kwartaal.
• Aankoopfacturen: Alle inkomende facturen van de desbetreffende maand of kwartaal, ook degene die u nog moet betalen.
• Financieel: Alle verrichtingen (uittreksels) van alle bedrijfsrekeningen van de desbetreffende maand of kwartaal. Ook bezorgt u de uitgavenstaten van uw bedrijfskredietkaarten.
• Kasboek: Indien er een kasboek aanwezig is, moet ook dat meegegeven worden.
• Loondocumenten: zoals aangeleverd door uw sociaal secretariaat.

Een btw-aangifte moet steeds ingediend worden bij de Federale Overheidsdienst Financiën. Dit gebeurt online via de intervat-toepassing (http://financien.belgium.be/nl/E-services/Intervat/).

Als het omzetcijfer van uw onderneming groter is dan 2.500.000 euro (excl. btw), dan bent u een maandaangever.

• U moet elke maand een btw-aangifte indienen.
• De aangifte moet ingediend en betaald worden ten laatste op de 20ste van de maand die volgt op de maand van de activiteiten.

Als het omzetcijfer van uw onderneming hoogstens 2.500.000 euro (excl. btw) is, kunt u kiezen voor een driemaandelijkse aangifte (ook wel: kwartaalaangifte).

• U moet driemaandelijks een btw-aangifte indienen.
• Ook moet er steeds een voorschot betaald worden, uiterlijk op de 20ste van de tweede en derde van het kwartaal. Dit telkens voor een derde van de verschuldigde btw van het vorig kwartaal.
• U moet die aangiften indienen en in voorkomend geval het saldo van de verschuldigde btw betalen ten laatste de 20ste van de maand die volgt op het kwartaal van de activiteiten.

Als het omzetcijfer van uw onderneming lager is dan 25.000 euro (excl. btw), dan bent u vrijgesteld van de btw-plicht. De btw-vrijstellingsregeling ontheft uw onderneming voor een groot gedeelte van de fiscale en administratieve verplichtingen die normaal gezien aan btw-plichtigen worden opgelegd.

Zo zal uw onderneming:

• geen btw moeten aanrekenen aan uw klanten
• geen btw moeten doorstorten aan de Schatkist
• geen periodieke btw-aangiften moeten indienen

Daartegenover kan uw onderneming in geen enkel geval de btw die u aan uw leveranciers heeft betaald, in aftrek brengen.

Indien uw onderneming maandelijks een btw-aangifte indient:

U moet een voorschot betalen op de belasting die verschuldigd is over de handelingen van de maand december van datzelfde jaar. Uw onderneming moet het voorschot uiterlijk op 24 december betalen. Aangezien het om de uiterste betaaldatum gaat, is er geen uitstel mogelijk.

Het bedrag van het voorschot stemt overeen met de belasting die door uw onderneming effectief verschuldigd is over de handelingen die ze heeft verricht vanaf 1 december tot en met 20 december van het lopende kalenderjaar. Dit voorschot wordt opgenomen in rooster 91 van de periodieke aangifte met betrekking tot de handelingen van de maand december.

Als op 20 december het saldo van de aftrekbare belasting gelijk of groter is dan het saldo van de verschuldigde belasting, moet uw onderneming het bedrag 0,00 opnemen als voorschot in rooster 91.

Indien uw onderneming driemaandelijks (ieder kwartaal) een btw-aangifte indient:

U moet uiterlijk de twintigste van de tweede en de derde maand van ieder kalenderkwartaal een voorschot betalen op de belasting waarvan de opeisbaarheid uit die aangifte zal blijken.

Het bedrag van elk van de twee voorschotten die tijdens een kwartaal moeten worden betaald, is gelijk aan een derde van het bedrag van de belasting dat voorkomt in rooster 71(*) van de aangifte met betrekking tot de handelingen van het vorige kwartaal.

Uw onderneming mag het bedrag van het te betalen voorschot aftrekken van het saldo dat op de dag van de betaling in haar voordeel bestaat op de btw-rekening-courant. Uw onderneming moet daarentegen geen voorschot betalen wanneer de aangifte met betrekking tot de handelingen van het voorgaande kwartaal een belastingkrediet vertoont.